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Zeitmanagement: Wertvolle Tipps zum Zeit sparen (Teil 3)

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Dieser Artikel gehört zu einer Serie zum Thema „Zeit sparen durch effektives Zeitmanagement“.

1. Zeit sparen durch effektives Zeitmanagement, Teil 1

2. Zeit sparen durch effektives Zeitmanagement, Teil 2

Oft scheint es belanglos zu sein: Zehn Minuten vertrödeln hier, eine halbe Stunde für etwas Unwichtiges da – die Zeit vergeht und Sie fragen sich, wo sie geblieben ist. Machen Sie den Test und finden Sie heraus, wo Sie Zeit verschwenden und demzufolge sparen können. Denn wenn Sie es schaffen, Zeit für sich zu gewinnen, verbessern Sie Ihre Leistungsfähigkeit enorm. Deshalb bekommen Sie in dieser kleinen Zeitmanagement-Serie eine Reihe von Tipps zum Zeitsparen, mit denen Sie produktiver und effektiver werden.

Lernen Sie heute im Teil 3 meiner Zeitmanagement-Serie drei weitere Tipps zum Zeit sparen kennen.

Seminar,Persönlichkeitsentwicklung,Berlin,Training,Weiterbildung,Coaching,ZeitmanagementZeitmanagement-Tipp No. 7: Analysieren Sie Störungen und Unterbrechungen

Sie werden nie ohne Störungen oder Unterbrechungen durch den Tag kommen. Der Punkt ist aber: Einige sind durchaus wichtig, andere sind blanke Zeitfresser, die Sie eliminieren sollten. Um genau zu wissen, was diese Störungen verursacht, notieren Sie sich diese eine Woche lang, um sie dann auszuwerten. Vorschlag: Notieren Sie auf einem Blatt Datum, Zeit, Wer, Warum und Dauer der Störung. Sie werden nach dieser Woche verblüfft sein, womit Sie Ihre Zeit so verpulvern.
Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und die Störungen bewerten. Mit A bezeichnen Sie wichtige (Kunde „droht“ mit Auftrag), mit B notwendige und mit C schließlich unnötige Störungen. Dann konzentrieren Sie sich in der Folgezeit darauf, die mit C bewerteten Störungen zu reduzieren.

Zeitmanagement-Tipp No. 8: Delegieren Sie

Das erlaubt Ihnen, Zeit zu sparen, da andere für Sie Aufgaben erledigen können. Der schwierigste Teil dabei ist loslassen zu können und anderen Vertrauen zu schenken, dass sie diese Aufgabe auch zu Ihrer Zufriedenheit lösen. Sie werden wahrscheinlich häufig der Meinung sein, dass Sie es selbst schneller und  besser erledigen können. Ein Trugschluss, wenn Sie genauer darüber nachdenken und es ausprobieren. Überlegen Sie schon während Ihrer Planungsphase, was Sie konkret an wen delegieren können. Stellen Sie sich immer wieder die entscheidende Frage: “Nutze ich so meine Zeit am besten?” Falls ja, dann erledigen Sie die Aufgabe selbst, falls nein, dann lassen Sie es jemand anderen tun.

Zeitmanagement-Tipp No. 9:  Analysieren Sie die Verwendung Ihrer Zeit

Wenn Sie etwas in den Griff bekommen wollen, müssen Sie messbare Fakten haben, um entscheiden und verändern zu können. Ein über mehrere Tage oder eine Woche geführtes Zeit-Tagebuch gibt Ihnen konkrete Auskunft darüber, wofür Sie Ihre Zeit eingesetzt haben: Telefonate, Meeting, Unterlagen suchen, schreiben, E-Mails und Briefe lesen, mit Kollegen unterhalten usw.
So bekommen Sie schnell einen Überblick über Ihren Umgang mit der Zeit. Auch hier können Sie anschließend wieder eine Bewertung mit A (wichtig), B (notwendig) und C (unwichtig) vornehmen. Und Sie werden erstaunt sein, wie oft Sie hinter viele Aktivitäten ein „C“ setzen. Dann kann Ihre Schlussfolgerung nur lauten: „C’s“ reduzieren zugunsten von „A’s“ und „B’s“. So sind Sie auf dem besten Wege, Zeit zu sparen.

Weitere Tipps lesen Sie im Teil 4 dieser Serie.


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